Estamos acostumados a associar bens valiosos a joias, dinheiro ou até mesmo antiguidades. No entanto, dependendo do nicho de mercado, essa percepção pode mudar completamente, como é o caso das empresas e seus documentos empresariais. Esses documentos representam um ativo valioso e essencial para a continuidade e segurança das operações de qualquer negócio.

O que caracteriza um Documento como Sigiloso?

Na maioria das vezes, documentos secretos estão relacionados a arquivos que devem ser mantidos em segredo por um determinado tempo, pois sua divulgação pode afetar a segurança do governo ou da sociedade como um todo. 

A classificação desses documentos deve seguir os parâmetros da Lei de Acesso à Informação (LAI), podendo permanecer em segredo pelo prazo de cinco anos (classificação reservada), 15 anos (classificação secreta) ou 25 anos (classificação ultrassecreta).

Um caso famoso de guarda de documentos sigilosos é o  da Fiocruz, que em 2021 considerou a necessidade de construir um espaço para guarda de contratos relacionados à vacina contra o Covid-19, com classificação secreta exigindo sigilo de 15 anos. 

Contudo, a guarda de documentos sigilosos não é necessária apenas para casos que envolvam quesitos governamentais ou algum perigo à sociedade, mas também à questões estratégicas por parte das empresas.

Quais empresas possuem Documentos Sigilosos?

Todas. Documentos sigilosos estão presentes em todas as empresas, não importa o nicho de atuação. Um exemplo interessante são as marcas de luxo como Louis Vuitton, Rolex e Chanel que, devido a sua característica de exclusividade, possuem informações totalmente confidenciais. 

E também aquelas vinculadas à justiça, como os escritórios de advocacia que possuem informações sigilosas em diversos âmbitos, como:

Pareceres Jurídicos:

Documentos que contêm análises legais, interpretações de leis e regulamentos, bem como aconselhamento jurídico fornecido a clientes sobre questões específicas.

Contratos Confidenciais:

Contratos comerciais sensíveis entre clientes e outras partes, que podem conter cláusulas confidenciais, informações financeiras ou estratégias comerciais proprietárias.

Documentos de Descoberta:

Informações obtidas durante o processo de descoberta em litígios, incluindo documentos, depoimentos e evidências, que podem conter informações pessoais, financeiras ou estratégicas.

Acordos de Não Divulgação (NDAs):

Documentos que estabelecem obrigações legais de confidencialidade entre partes, geralmente usados para proteger informações durante negociações comerciais ou disputas legais.

Assim, podemos considerar que garantir a integridade e confidencialidade de documentos com informações sensíveis é uma prioridade estratégica por parte das empresas. Qualquer vazamento ou perda pode resultar em prejuízos incalculáveis.

Como mantê-los em Segurança?

Normalmente, empresas que detêm documentos confidenciais possuem políticas internas de segurança que inclui em sua cultura, meios de se manterem protegidos. 

Porém, isso nem sempre é o suficiente, já que, infelizmente, casos de ataques digitais, vazamentos de dados ou até mesmo desastres naturais podem resultar na destruição de documentos.

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